院政發〔2008〕19號

湖南人文科技學院

关于印发《PP电子學院科技檔案治理辦法》的通知

院屬各單位、各部門：

经学院研究，现将《PP电子學院科技檔案治理辦法》印发给你们，希认真学习，贯彻执行。

附件：《PP电子學院科技檔案治理辦法》

二○○八年三月二十五日

附：

PP电子學院科技檔案治理辦法

第一章 总 则

第一条 凭据国家科技司、国家档案局联合宣布的《科学技术研究档案治理暂行划定》和国家教育部办公厅体例的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案事情规范》等相关划定，特制定本措施。

第二条 科学技术研究档案（以下简称科技档案）是指在科学研究历程中形成的具有生存价值的文字、图表、数据、声像等种种形式载体的文件质料。

第三条 科技档案是科学研究运动的真实纪录，是科学技术储蓄的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的名贵财富。对于科技档案，必须集中统一治理，确保完整、准确、系统、宁静，以备利用开发。

第二章 科技档案归档规模

第四条 科技档案归档内容包罗文件、论文、专著、编著、译著、教材、奖励证书、专利证书、學術活動有关图像及资料、科研准备、研究实验、总结判定、申报奖励、推广应用等方面的质料。

第五条 归档的重点是学院肩负的科研项目（课题）各个阶段形成的差异载体的文件质料，特别是在研究实验阶段形成且作为研究结果依据的原始质料。

第六条 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件质料也在归档之列。

第三章 立卷与归档

第七条 归档要求科研文件质料、专著、编著、译著、教材等必须是原件，其他科研质料可以是复印件，但必须具有所发刊物当期目录和出书权页及相关文件。

第八条 归档的科研文件及质料必须对学院当前或久远具有参考价值和凭证作用。

第九条 归档的科研文件及质料，必须保证其完整性、准确性、系统性。

第十条 与外洋相助的研究课题，要在协议中明确划定科研质料的归档措施。

第十一条 凭据科研文件质料及内容、价值、数量和载体形式，视质料几多进行立卷，组成一题一卷或一题多卷。要领是正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

第十二条 实时填写卷内目录、备考表。

第十三条 研究课题在判定验收后两个月内归档，当年出书或发表的学术论文、专著、编著、译著、教材、作品、奖励证书、专利证书等在次年二月份之前归档。

第十四条 科技档案先向科技处移交，科技处审查及格后送交学院档案室归档。

第四章 科技档案治理事情职责

第十五条 贯彻执行国家有关档案事情的目标、政策和规则，严格执行科技档案事情的各项治理条例。

第十六条 增强对研究课题档案的监视、指导、检查和验收。

第十七条 卖力科技档案的接收、整理、保管、组织判定、统计、利用等事情。

第十八条 积极组织开发利用科技档案信息资源。充实发挥科技档案的作用，为提高学院教学、科研水平服务，为提高经济效益和社会效益服务。

第十九条 严格遵守国家关于科技档案的保密划定，保证科技的秘密及档案的宁静，维护学院和科技人员的正当权益。

第五章 附则

第二十条 凡利用科技档案者，按档案治理有关划定治理。

第二十一条 本措施由科技处卖力解释。

第二十二条 本措施于2008年1月1日起执行。